Blog

W kwietniu oraz maju zostały podpisane istotne ustawy w kontekście zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Jak wpłyną na legalizację pobytu cudzoziemców w Polsce?

Sprawdź:

• Jakie ustawy wpłyną na zmianę zatrudnienia cudzoziemców i kiedy wchodzą w życie?

• Zmiany w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

• Karty pobytu – nowy obowiązek dla pracodawcy

• Zniesienie testu rynku pracy

• Zezwolenia na pracę – zmiana terminów, treści wniosków i okresu

• Zmiany wizowe przy zatrudnianiu cudzoziemców

• Ograniczenia w outsourcingu cudzoziemców

• Nowe, zaostrzone kary finansowe za nielegalne zatrudnienie

Nowe przepisy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców 2025

W kwietniu oraz maju zostały podpisane istotne ustawy w kontekście zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Pierwsza ustawa - o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wejdzie w życie 1 czerwca bieżącego roku 9 Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej Dz.U. 2025 poz. 621).

Jak zapowiadali twórcy ustawy, ma ona na celu uprościć procedury związane z legalizacją pracy oraz ograniczyć nadużycia związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

Druga ustawa - o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej także wejdzie w życie, z dniem 1 czerwca tego roku. Ten projekt zakłada reformę systemu wydawania wizy krajowej w celu odbycia studiów oraz systemu wydawania zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, wprowadzenia limitu cudzoziemców kształcących się na studiach na danej uczelni oraz ograniczenia dostępu do możliwości ubiegania się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

W tym artykule, skupimy się na istotnych zmianach obu ustaw i wyodrębnimy te najważniejsze, które są kluczowe przy zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce.

Pobierz nowy, bezpłatny e-book Jak zalegalizować pobyt i pracę cudzoziemca w Polsce 2025

Zmiany w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Ustawodawca wprowadził tu trzy istotne zmiany:

• wydłużenie terminu zgłoszenia niepodjęcia pracy

• konieczność informowania o wcześniejszym zakończeniu pracy

• konieczność przekazania kopii umowy

1. Termin zgłoszenia niepodjęcia pracy został wydłużony z 7 do 14 dni kalendarzowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, po wpisaniu tego oświadczenia do ewidencji, ma obowiązek poinformować urząd pracy o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;

• niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu jako dzień rozpoczęcia zatrudnienia.

Co to oznacza dla pracodawcy

Wydłużenie terminu zgłoszenia niepodjęcia pracy do 14 dni to korzystna zmiana zarówno dla pracodawców, jak i dla urzędów. Dzięki temu pracodawca zyskuje więcej czasu na ocenę sytuacji i może uniknąć podwójnego raportowania.

Dotychczas, jeśli cudzoziemiec podejmował pracę dopiero np. po 10 dniach od daty wskazanej w oświadczeniu, pracodawca był zobowiązany najpierw zgłosić niepodjęcie pracy (po 7 dniach), a następnie – jej podjęcie. Nowe przepisy pozwolą ograniczyć liczbę zbędnych zgłoszeń.

2. Obowiązek informowania urzędu pracy, gdy:

• cudzoziemiec nie podejmie pracy przed terminem wskazanym w oświadczeniu,

• cudzoziemiec zakończy pracę wcześniej niż przewidywano – wówczas należy poinformować o tym starostę.

Co to oznacza dla pracodawcy

To nowy obowiązek, który ma na celu uporządkowanie ewidencji oświadczeń. Zgłoszenie przez pracodawcę, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończy ją wcześniej, skutkuje usunięciem oświadczenia z ewidencji.

W praktyce oznacza to, że dany cudzoziemiec nie będzie już mógł pracować na podstawie tego dokumentu ani uzyskać wizy w celu przyjazdu do Polski. Zmiana ta ma na celu uszczelnienie systemu i ograniczenie nadużyć.

3. Kopia umowy do Urzędu Pracy

Nowością jest również obowiązek przekazania do urzędu pracy kopii umowy zawartej z cudzoziemcem. Od momentu wpisania oświadczenia do ewidencji, pracodawca ma obowiązek dostarczyć dokument potwierdzający warunki zatrudnienia.

Karty pobytu – jednolite zezwolenie na pracę i pobyt

W poprzednim stanie prawnym obowiązek zakończenia współpracy spoczywał na cudzoziemcu. Teraz to pracodawca musi poinformować urząd wojewódzki o zakończeniu współpracy z cudzoziemcem, który posiadał kartę pobytu wydaną na podstawie zatrudnienia w jego firmie.

Termin na zgłoszenie nie uległ zmianie – nadal wynosi 15 dni kalendarzowych od dnia zakończenia pracy.

Co to oznacza dla pracodawcy

To kolejny nowy obowiązek, o którym pracodawcy muszą pamiętać. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem grzywny.

Brak możliwości wyrobienia jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę w szczególnych przypadkach

Z kolei ustawa wizowa zakłada nowe przesłanki odmowy wszczęcia postępowania w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Poniżej lista okoliczności dotyczących pobytu, przy których cudzoziemiec nie będzie mógł wyrobić jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę:

1. Cudzoziemiec przebywający na podstawie Polskiej wizy:

• 1 -3 – Turystyczna, odwiedziny przyjaciół, Imprezy sportowe

• 7 - Prowadzenia działalności kulturalnej lub udziału w konferencjach

• 9 - odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej;

• 10 - szkolenia zawodowego;

• 11 - kształcenia się lub szkolenia w innej formie niż określona w pkt 9 lub 10;

• 14-16 – Tranzyt, leczenie

• 18 - udziału w programie wymiany kulturalnej lub edukacyjnej, programie pomocy humanitarnej lub programie pracy wakacyjnej;

2. Wizy długoterminowej wydanej przez inne państwo członkowskie strefy Schengen (art. 116 pkt 7)

3. Dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo członkowskie strefy Schengen (art. 116 pkt 8) – np. karta pobytu

Co to oznacza dla pracodawcy

Cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz lub dokumentów pobytowych wydanych przez inne kraje Schengen nie będą mogli ubiegać się o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. Pracodawcy powinni dokładnie weryfikować dokumenty swoich pracowników i zadbać o legalizację ich pobytu w Polsce.

Nie wiesz czy wszystkie formalności związane z zatrudnieniem obcokrajowca zostały dopełnione? Legalizuj pracę cudzoziemców z Trenkwalder.

Warto również pamiętać, że nie będzie możliwości złożenia wniosku o jednolite zezwolenie, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie wizy wydanej w związku z nauką (cele: 7, 9, 10, 11). Ustawodawca wprowadza te zmiany, by ograniczyć nadużycia związane z próbami obejścia obowiązku legalizacji pracy przez fikcyjne studiowanie.

Jeśli cudzoziemiec obecnie ma status studenta, ale nie planuje kontynuować nauki i chce pozostać w Polsce jako pracownik, powinien złożyć wniosek o kartę pobytu przed wejściem w życie nowych przepisów. Po zmianach uzyskanie takiej karty w celach zawodowych może zostać ograniczone.

Brak testu rynku pracy

Dotychczas pracodawca, który chciał zatrudnić cudzoziemca na zezwolenie o pracę musiał w wielu sytuacjach, przeprowadzać test rynku pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy. Teraz nie będzie to konieczne.

Przeczytaj więcej o zniesieniu testu rynku pracy 2025

Co to oznacza dla pracodawcy

Zniesienie informacji starosty jest dobrą zmianą dla pracodawców, która likwiduje zbędna administrację i przyspiesza proces wyrabiania karty pobytu czy zezwolenia na pracę. Warto jednak pamiętać, że zamiast testu rynku pracy będą listy zawodów, przy których cudzoziemiec nie będzie mógł podjąć pracy.

Zezwolenie na pracę cudzoziemca

W nowelizacji przepisów dotyczących zezwoleń na pracę pojawiło się kilka ważnych zmian, które bezpośrednio wpływają na obowiązki pracodawców.

Skrócenie terminów informacyjnych (art. 19)

Dotychczas pracodawca miał 3 miesiące na poinformowanie wojewody o określonych zdarzeniach. Po zmianach termin ten został skrócony do 2 miesięcy. Pracodawca ma obowiązek poinformować urząd wojewódzki, jeśli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia ważności zezwolenia,

• wystąpiła przerwa w wykonywaniu pracy przekraczająca 2 miesiące,

• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem ważności zezwolenia.

Obowiązek przekazania umowy

Podobnie jak w przypadku oświadczeń, pracodawca jest zobowiązany do przekazania urzędowi wojewódzkiemu kopii umowy, którą zawrze z cudzoziemcem.

Umowę należy przesłać przez portal praca.gov.pl i musi to nastąpić przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Nowe kryteria przy wydawaniu zezwoleń

W procesie wydawania zezwolenia wojewoda będzie brał pod uwagę wynagrodzenie i wymiar czasu pracy wskazane we wniosku. Oferowane wynagrodzenie nie może być:

• niższe niż to, które otrzymują inni pracownicy na podobnym stanowisku lub wykonujący podobne obowiązki,

• niższe niż ustawowa płaca minimalna.

Wymiar czasu pracy musi mieścić się w określonych granicach:

• minimum 1/4 etatu,

• maksimum pełny etat (nie więcej).

Zezwolenie tylko na 1 rok w określonych przypadkach

Zezwolenie na pracę może zostać wydane maksymalnie na 12 miesięcy, jeśli:

• pracodawca prowadzi działalność gospodarczą krócej niż rok,

• we wniosku wskazano niepełny wymiar czasu pracy, tj. nie więcej niż 1/2 etatu lub 20 godzin tygodniowo.

Zmiany wizowe przy zatrudnianiu cudzoziemców

Planowane zmiany w ustawie, która ma na celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej obejmują:

1. Zakaz pracy jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne Państwo strefy Schengen.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Cudzoziemcy, którzy przyjadą(lub już są w Polsce) do Polski na wizie, która została wydana przez inne państwo ze strefy Schengen, nie będą mogli podjąć pracy. Pracodawcy powinni sprawdzić dokumenty pobytowe swoich pracowników i podjąć działania w kierunku ich legalizacji pobytu.

2. Zakaz pracy na wizie wydanej w innych okolicznościach (25)

Co to oznacza dla pracodawcy?

Cudzoziemcy, którzy przyjadą (lub już są) do Polski na wizie 25 – wiza wydana w innych okolicznościach, nie będą mogli podjąć pracy. Pracodawcy powinni sprawdzić dokumenty pobytowe swoich pracowników i jeżeli jest taka potrzeba, to nim wejdzie nowa ustawa składać wnioski na karty pobytu, jeżeli na dziś ich tytułem pobytowym jest wiza 25.

3. Ograniczenia w podejmowaniu pracy w czasie ruchu bezwizowego

Minister właściwy do spraw pracy będzie mógł — w drodze rozporządzenia — wprowadzić listę państw, których obywatele nie będą mogli podejmować pracy w Polsce podczas pobytu w ramach ruchu bezwizowego, nawet jeśli posiadają ważne dokumenty legalizujące zatrudnienie.

Celem tej regulacji jest ochrona porządku publicznego oraz przeciwdziałanie nadużyciom — w szczególności przypadkom, w których cudzoziemcy deklarują chęć podjęcia pracy, ale faktycznie próbują wjechać do Polski w innym celu.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Nawet jeśli cudzoziemiec posiada ważne zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy, nie będzie mógł rozpocząć zatrudnienia w Polsce, jeżeli pochodzi z kraju wpisanego na listę państw objętych zakazem pracy w ramach ruchu bezwizowego.

Kluczowe znaczenie może to mieć dla firm, które zatrudniają wielu pracowników z jednego kraju. W przypadku objęcia tego państwa restrykcjami — zatrudnienie nowych osób w trybie bezwizowym stanie się niemożliwe.

Pracodawcy powinni na bieżąco śledzić treść rozporządzeń ministra i w razie potrzeby planować zatrudnienie cudzoziemców w oparciu o inne, bezpieczniejsze podstawy pobytowe — np. wizę lub kartę pobytu.

Ograniczenia w outsourcingu cudzoziemców

Od 1 czerwca wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w ramach outsourcingu. Zmiana dotyczy zarówno zezwoleń na pracę, jak i jednolitych zezwoleń na pobyt i pracę.

Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli cudzoziemiec ma być zatrudniony przez firmę niebędącą agencją pracy tymczasowej działającą zgodnie z ustawą, a jego praca będzie wykonywana na rzecz innego podmiotu (czyli tzw. praca dla klienta) – urząd wojewódzki będzie miał prawo odmówić wydania zezwolenia na pracę lub pobyt.

Oznacza to, że legalizacja pobytu i zatrudnienia cudzoziemców pracujących w modelu outsourcingowym (np. na podstawie umów o świadczenie usług B2B pomiędzy firmami) może zostać zablokowana, jeżeli praca nie będzie wykonywana bezpośrednio u pracodawcy wskazanego w dokumentach legalizacyjnych.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Jeśli pracodawca zatrudnia cudzoziemców, którzy wykonują pracę dla klientów zewnętrznych, np. w ramach umowy outsourcingowej – musi przygotować się na ryzyko odmowy zezwolenia na pracę lub pobyt dla takich pracowników.

Nowe przepisy faworyzują zatrudnienie bezpośrednie – czyli sytuację, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę w siedzibie i na rzecz pracodawcy wskazanego w umowie.

Jeśli korzystasz z usług firm podwykonawczych, które delegują cudzoziemców do pracy u Ciebie – sprawdź, czy te firmy działają jako legalne agencje pracy tymczasowej. W przeciwnym razie, zatrudnieni przez nie cudzoziemcy mogą nie uzyskać zgody na legalny pobyt i pracę.

Zmiany te mają na celu ograniczenie nadużyć związanych z pozornym zatrudnieniem i obejściem przepisów o pracy tymczasowej.

Wzrost kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców

W ramach nowelizacji ustawy rosną stawki kar za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca oraz zniesiony został ich górny limit. Od teraz pracodawca może otrzymać karę za każdego nielegalnie zatrudnionego obcokrajowca, a kara będzie proporcjonalna do skali.

Sprawdź aktualne stawki kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców.

Dodatkowe zmiany w ustawach o zatrudnieniu cudzoziemców

Dotyczą elektronizacji procedur związanych z legalizacją pracy. Zezwolenia na prace maja być w pełni zdigitalizowane, w tym wysyłanie informacji do Urzędów Wojewódzkich po otrzymanym zezwoleniu na pracę.

Nowa ustawa nakłada nowe obowiązki na pracodawcę oraz zwiększa odpowiedzialność w zatrudnianiu cudzoziemców. Nowe regulacje przyspieszają procesy legalizacyjne (np. poprzez zniesienie testu rynku pracy) oraz uszczelniają system przed nadużyciami w zatrudnianiu obcokrajowców. Ale nie można zapominać także o zaostrzonych karach.

Aby ominąć zbędne koszty i zaoszczędzić cenny czas warto oddać formalności legalizacyjnych w ręce doświadczonych ekspertów zewnętrznych takich jak Trenkwalder.

Skontaktuj się z nami!

Dowiedz się:

• Czym był test rynku pracy i na czym polegał

• Zniesienie testu rynku pracy przy zatrudnianiu cudzoziemców – od kiedy?

• Jakie problemy niósł test rynku pracy dla pracodawcy?

• Lista zawodów zabronionych dla cudzoziemców

Test rynku pracy – na czym polegał?

Dotychczas pracodawca, który chciał zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę musiał wystąpić o informację starosty, czyli przeprowadzić tzw. test rynku pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy. Było to sprawdzenie, czy na lokalnym rynku pracy nie ma osób, które mogłyby zaspokoić kadrowe potrzeby pracodawcy.

Innymi słowy, pracodawca chcąc zatrudnić obcokrajowca musiał uzyskać informację z PUP, o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry osób bezrobotnych i poszukujących pracy w regionie. Osoby te miałyby bowiem pierwszeństwo przed obcokrajowcami.

Test rynku pracy nie był wymagany zawsze. Ustawodawca wprowadził wyjątki np. jeśli powierzana praca znajdowała się na liście zawodów deficytowych.

Informacja starosty była wydawana po 3-4 tygodniach od dnia złożenia wniosku na informację starosty. Od teraz ten wymóg zostaje zniesiony, co w konsekwencji przyspieszy procesy legalizujące pracę cudzoziemców.

Brak testu rynku pracy już od 1 czerwca 2025 roku

Przepisy znoszące konieczność wykonywania testu rynku pracy wchodzą w życie z dniem 1 czerwca 2025 roku. Od tej pory pracodawca, który chce zatrudnić obcokrajowca, nie będzie musiał składać do Powiatowego Urzędu Pracy prośby o informację starosty.

Problemy z informacją starosty dla pracodawców i powody jej zniesienia

Zniesienie informacji starosty jest dobrą zmianą dla pracodawców. Ostatnimi czasy test rynku pracy był tak naprawdę fikcją, przy której powiatowe urzędy pracy traciły tylko czas. Sama informacja starosty wydłużała także proces wyrabiania karty pobytu czy też zezwolenia na pracę (jeżeli była wymagana). Pracodawca musiał czekać po 3-4 tygodnie (a czasem dłużej) na wyrobienie takiego dokumentu w Powiatowym Urzędzie Pracy.

Zamiast testu rynku pracy będą listy zawodów, przy których cudzoziemiec nie będzie mógł podjąć pracy.

Pobierz bezpłatne kompendium wiedzy dotyczące legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców.

Lista zawodów zakazanych dla cudzoziemców

Zniesienie testu rynku pracy to ułatwienie dla pracodawców i starostw, ale nie oznacza ono pełnego otwarcia rynku pracy dla cudzoziemców. Niejako w zastępstwie testu, Starosta będzie miał prawo do publikacji listy zawodów, dla których to podjęcie pracy na zezwoleniu o pracę będzie zabronione.

Starosta będzie ustalał takie listy na podstawie aktualnej stopy bezrobocia w danym powiecie czy też grupowych zwolnień, które mogą występować na lokalnym rynku pracy.

Jak na razie nie wiadomo jak to będzie wyglądało w praktyce. Ministerstwo zapowiada, że pierwsze takie listy zawodów mogą powstać w ciągu 6 miesięcy od dnia wejścia ustawy i będą wprowadzane odpowiednimi rozporządzeniami.

Co zniesienie testu rynku pracy oznacza dla pracodawcy?

W efekcie zmian w przepisach i rezygnacji z testu rynku pracy przez ustawodawcę, pracodawca nie będzie musiał poświęcać czasu na biurokrację, która mogła trwać nawet miesiąc, ale musi się liczyć z tym, że jeżeli zawód znajdzie się na liście zawodów zakazanych, to cudzoziemiec nie będzie mógł podjąć pracy.

W ramach nowelizacji ustawy o cudzoziemcach (ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621) wprowadzone zostają nowe, znacznie bardziej dotkliwe zasady karania pracodawców za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców.

Sprawdź:

• Nowe stawki kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców

• Brak limitów mandatów

• Jednoczesne kontrole Straży Granicznej i PIP

Celem podwyższenia kar jest zniechęcenie pracodawców do nielegalnego zatrudniania cudzoziemców. Wciąż zdarzają się bowiem sytuacje świadomego unikania przepisów i zatrudniania cudzoziemców na czarno lub niezgodnie z umową.

Wzrost kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców

W ramach nowelizacji ustawy rosną stawki kar za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca.

Zgodnie z art. 84. Pracodawca za nielegalne powierzenie pracy może otrzymać od 3000 – 50 000 zł grzywny.

Dla cudzoziemca kara za nielegalne wykonywanie pracy wynosi 1000 zł.

Za wprowadzenie cudzoziemca w błąd prowadzący do nielegalnego wykonywania pracy, grzywna wynosi od 6000 – 50 000 zł.

Ustawodawca przewidział też 6000 zł kary od każdego jednego przypadku kierowania do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia.

Obawiasz się kar za zatrudnienie obcokrajowców?

Pobierz bezpłatny ebook na temat zatrudniania osób z zagranicy lub skorzystaj z pomocy Trenkwalder przy legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.

Brak limitu mandatów za nielegalne zatrudnienie obcokrajowców

Ważna zmiana, która powoduje, że zniesiona została górna granica grzywny, przy zatrudnianiu kilku obcokrajowców nielegalnie. We wcześniejszych przepisach pracodawca mógł otrzymać maksymalnie 30 000 zł kary za nieprawidłowe zatrudnianie cudzoziemców.

Od teraz pracodawca może otrzymać karę za każdego nieprawidłowo zatrudnionego cudzoziemca. Przykładowo, jeżeli będzie to 15 cudzoziemców i kara za jednego będzie wynosiła minimalne 3000zł, to wtedy pracodawca otrzyma karę 45 000 zł.

Jednoczesne kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców prowadzone przez PIP i Straż Graniczną

Straż Graniczna oraz Państwowa Inspekcja pracy będą mogli przeprowadzać jednoczesne niezapowiedziane kontrole. Dla pracodawcy oznacza to swoistą kumulację.

Sprawdź też: jak wygląda kontrola PIP legalności zatrudnienia cudzoziemców.

Zaostrzenie kar i ich znaczny wzrost mogą spędzać sen z powiek u pracodawców, którzy nie mają wystarczająco dużo czasu oraz wiedzy przy zatrudnianiu cudzoziemców.

Ustawa o ochronie sygnalistów daje pracownikom możliwość zgłaszania nieprawidłowości w firmie i ma na celu chronić ich przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Czy zawsze tak się dzieje? Tak, ale pod warunkiem, że zgłoszenie jest zgodne z zapisami ustawy. Jakie błędy w interpretacji przepisów o sygnalistach najczęściej popełniają pracownicy?

W tym artykule omawiamy następujące tematy:

• Błędne rozumienie zakresu ochrony sygnalisty

• Niewłaściwe korzystanie z procedur zgłaszania

• Niezgłaszanie działań odwetowych

• Co pracodawcy powinni zrobić, by pracownicy popełniali mniej błędów?
  

Błędne rozumienie zakresu ochrony sygnalisty

Najczęstsze błędy dotyczą mylnego rozumienia zakresu ochrony sygnalistów. Ustawa chroni pracowników przed działaniami odwetowymi pracodawców tylko w przypadku zgłaszania naruszeń prawa, a nie kwestii dotyczących prawa pracy czy konfliktów interpersonalnych w firmie.

Wyłączone spod ochrony są więc np. zgłoszenia mobbingu, molestowania czy dyskryminacji.

Które naruszenia należy zgłaszać?

• przyjmowanie łapówek (finansowych oraz niefinansowych)

• fałszowanie dokumentacji przetargowej

• ustawianie przetargów

• niewdrożenie wymaganych procedur AML

• monitorowanie prywatnych rozmów pracowników

• utrudnianie zrzeszania się pracowników np. w związkach zawodowych - brak dbania o zdrowie i bezpieczeństwo zwierząt

• naruszenie przepisów dot. ochrony środowiska np. nieprawidłowe składowanie odpadów

• przepisywanie pacjentom nieprawidłowych leków lub w nieprawidłowych dawkach

• sprzedawanie danych osobowych klientów bez ich zgody

Które naruszenia nie podlegają (ustawie) a więc pracownik nie jest chroniony?

• mobbing

• dyskryminacja

• nierówne traktowanie

• molestowanie

• molestowanie seksualne

• osobiste konflikty pomiędzy pracownikami

• nieprzestrzeganie wewnętrznych regulacji pracodawcy (np. kodeksy postępowania, kodeksy etyki)

Pracodawcy na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów są uprawnieni do rozszerzenia zakresu przyjmowanych zgłoszeń wewnętrznych o podstawy nie wymienione pierwotnie w przepisach prawa tj. zarówno dodatkowe ustawy, jak i akty prawa wewnętrznego funkcjonujące w zakładzie pracy.

Najprościej jednak wyjść z założenia, że jeżeli pracodawca nie wskazał inaczej, wszelkie nieprawidłowości związane z pracą oraz relacjami pomiędzy pracownikami nie podlegają zgłoszeniu w ramach procedury dla sygnalistów.

Niewłaściwie korzystanie z procedur zgłaszania

Powodem braku ochrony sygnalisty może być też zgłaszanie nieprawidłowości poza ustalonymi kanałami czy też bez zachowania wymaganych formalności (np. zamiast na specjalnie wyodrębnioną skrzynkę e-mail, zgłoszenie jest przesłane na ogólny adres e-mail do kontaktu lub w formie pisemnej na adres siedziby spółki).

W sytuacji, gdy zgłoszenie zostało dokonane w sposób inny, niż przewidziano w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, może okazać się, że wybrany przez sygnalistę kanał nie gwarantuje ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (np. jako świadka) i takie zgłoszenie nie powinno być procedowane. Należy jednak pamiętać, że uznaje się za dobrą praktykę, aby w miarę możliwości rozpatrywać zgłoszenia złożone poza oficjalnymi kanałami kontaktu, o ile nie istnieją podejrzenia co do naruszenia poufności ich treści – jeżeli sygnalista zostanie zignorowany w toku procedury zgłoszeń wewnętrznych istnieje duże prawdopodobieństwo, że dokona zgłoszenia zewnętrznego – podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny Trenkwalder.

Brak znajomości procedur zgłaszania

Nieznajomość wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości w firmie może prowadzić do błędów w procesie zgłaszania i skutkować utratą ochrony sygnalisty.

- Procedury powinny być zaprojektowane tak, aby nie ograniczać praw i uprawnień sygnalistów. Zalecane jest też tworzenie tego rodzaju dokumentów w miarę prostym językiem. Jednak jeśli sygnalista sam nie będzie dbał o ochronę swojej tożsamości, np. przesyłając zgłoszenie do osoby, która nie jest uprawniona do jej otrzymania, to pracodawca nie jest w stanie nic na to poradzić – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.

Niezgłaszanie działań odwetowych

Działania odwetowe ze strony pracodawcy po zgłoszeniu nieprawidłowości przez sygnalistę są zabronione i mogą prowadzić do sankcji prawnych, o czym sygnaliści mogą nie wiedzieć. Zgodnie z art. 55 ustawy, za działania odwetowe grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Przykładowe działania odwetowe to m.in.: 

• odmowa nawiązania stosunku pracy lub zawarcia umowy cywilnoprawnej,

• wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia,

• pozbawienie premii,

• mobbing,

• dyskryminacja,

• przeniesienie na niższe stanowisko pracy,

• wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansie, itp.
  
  

Sygnalista, który doświadcza działań odwetowych powinien zgłosić ten fakt do tego samego podmiotu, któremu dokonał zgłoszenia naruszenia prawa.

Co pracodawca może zrobić, aby pracownicy popełniali mniej błędów przy zgłaszaniu naruszeń?

Podstawą jest opracowanie przejrzystej procedury zgłoszeń oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników. Zalecane jest też wprowadzenie przez pracodawców w zakładach pracy skróconych wersji  procedur oraz np. ulotek lub infografik przedstawiających czynności podejmowane na każdym etapie dokonywania zgłoszenia, tak aby umożliwić lepsze zrozumienie całego procesu przez pracowników.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że prędzej czy później pracownicy zaczną popełniać błędy, dlatego prawidłowym działaniem w takiej sytuacji będzie przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowości, przejrzystości i skuteczności zapisów procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

Pracodawcy mają obowiązek stałego informowania nowych pracowników oraz osób ubiegających się o pracę o obowiązujących procedurach. Informacje te muszą być przekazywane w momencie rozpoczęcia rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umow.

Eliminacja nieprawidłowości w ramach przeprowadzonej procedury wewnętrznej jest też w interesie pracodawcy. Dlaczego?

- Duża część nieprawidłowości, które zgłaszają sygnaliści może wiązać się z odpowiedzialnością pracodawcy względem zewnętrznych podmiotów. Jeżeli sygnalista zaobserwuje, że jego zgłoszenie nie zostało rozpoznane, nawet jeżeli wynika to z jego winy, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego i zaangażować odpowiednie organy administracji publicznej, co zazwyczaj nie jest korzystne dla pracodawcy – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia w rekrutacji i zatrudnianiu pracowników lub porady w sprawach kadrowych?

Zgłoś się do nas

Co najmocniej wpłynie na zmiany na rynku pracy? Które zawody zyskają na znaczeniu, a które stracą? W które kompetencje warto inwestować, będąc kandydatem i jakich umiejętności szukać u kandydatów, zatrudniając pracowników, którzy dobrze zaadaptują się do zmian? Jak firmy będą planować rozwój kadr chcąc zdobyć lub zachować przewagę konkurencyjną?

4 trendy, które wpłyną na rynek pracy w latach 2025-2030

Według raportu „Przyszłość miejsc pracy 2025” (Future of Jobs Report 2025”) Światowego Forum Ekonomicznego, rynek pracy będzie zdeterminowany przez takie makrotrendy jak:

• zmiany technologiczne,

• niepewność gospodarcza,

• zmiany demograficzne,

• zielona transformacja.

Trendy te wpłyną zarówno na kandydatów jak i na pracodawców. Zmieni się jakość i dostępność miejsc pracy, pożądane umiejętności kandydatów oraz strategie zatrudnienia, jakie pracodawcy będą wprowadzać, aby do tych zmian się dostosować.

Zrozumienie tego, jak te trendy oddziałują na rynek pracy, może pomóc kandydatom lepiej zaplanować swój rozwój zawodowy, a pracodawcom efektywniej zaplanować strategie zatrudnienia.

Przemiany technologiczne i ich wpływ na rodzaj oferowanej pracy

Postęp technologiczny, w tym sztuczna inteligencja (AI) i technologie przetwarzania informacji (big data, VR, AR), a także robotyka i systemy autonomiczne oraz zwiększenie dostępu do technologii cyfrowych to zjawiska, które najmocniej wpłyną w kolejnych 5 latach na zmiany na rynku pracy.

Nasz polski rynek także będzie musiał dostosować się do tych trendów i… nadrobić zaległości. Według raportu Międzynarodowej Federacji Robotyki, gęstość robotyzacji w Polsce wynosi 78 przy średniej światowej wynoszącej 162.

Dotychczasowe niskie koszty pracy nie wymuszały szybkiego tempa automatyzacji, jednak wzrost płacy minimalnej i łącznych kosztów pracowników w Polsce powoduje, że pracodawcy będą musieli zacząć myśleć o robotyzacji i automatyzacji i to nie tylko w przypadku procesów produkcyjnych.– mówi Ewelina Glińska – Kołodziej, Dyrektor Operacyjny agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Trzeba też dodać, że wg. raportu 52% pracodawców działających w kraju spodziewa się, że starzenie się i kurczenie się siły roboczej wpłynie na ich działalność w ciągu najbliższych pięciu lat.

To informacja ważna nie tylko dla kandydatów, ale również dla pracodawców. Umiejętne wykorzystanie technologii przez firmy da im przewagę konkurencyjną, pozwalając zredukować koszty zatrudnienia i nierzadko zaoferować wyższą jakość usług.

Zmiany demograficzne

Jesteśmy świadkami starzenia się społeczeństwa i w krajach o wyższych dochodach (trend widoczny także w Polsce) spadku liczby osób w wieku produkcyjnym, a w krajach o niższych dochodach wzrostu liczby osób w wieku produkcyjnym.

To spowoduje wzrost zapotrzebowania na kadry w sektorze zdrowia/opieki społecznej w krajach wysoko rozwiniętych, a w sektorze edukacji w krajach mniej rozwiniętych.

Zielona transformacja

Łagodzenie zmian klimatycznych to kolejny ważny trend transformacyjny, który zwiększy nacisk na zarządzanie środowiskowe i napędzi zapotrzebowanie na zawody związane z tym obszarem.

Jakie?

Mówi się tu o specjalistach ds. pojazdów autonomicznych i elektrycznych, inżynierów ochrony środowiska oraz inżynierów energii odnawialnej.

Niepewność gospodarcza, geopolityczna i trendy ekonomiczne

Makrotrendy ekonomiczne, które będą mieć największy wpływ na rynek pracy to przede wszystkim:

• Napięcia geopolityczne skutkujące wzrostem ograniczeń w handlu i inwestycjach, zwłaszcza ze Stanami Zjednoczonymi czy Chinami. Mogą one w wyższym stopniu skłaniać pracodawców do outsourcingu czy przenoszenia swoich operacji do krajów macierzystych (reshoring).

• Spowolnienie gospodarcze i inflacja, które mają wpłynąć na przekształcenie działalności w 42 proc. badanych w raporcie firm i związane z tym redukcje etatów. Szacuje się, że może ono doprowadzić do redukcji 1,6 mln miejsc pracy na świecie.

Warto jednak pamiętać, że globalnie liczba miejsc pracy ma wzrosnąć.

Przewiduje się, że w wyniku transformacji strukturalnej rynku pracy zniknie ok. 92 mln miejsc pracy, ale też powstanie ok. 170 mln nowych miejsc pracy, co daje wzrost netto globalnego zatrudnienia o 7 proc.

Co to wszystko oznacza dla pracodawców oraz kandydatów?

Z perspektywy kandydatów oznacza to, że:

• Aby zachować swoją wartość na rynku pracy niezbędna jest ciągła nauka i adaptacja. Ponieważ około 39% istniejących umiejętności stanie się przestarzałe do 2030 roku, kandydaci muszą być gotowi na przekwalifikowanie (reskilling) i podnoszenie kwalifikacji (upskilling),

• Kluczowa jest świadomość zmian na rynku pracy i malejącego zapotrzebowania na niektóre role przy wzroście popytu na inne.

• Ze względu na trend human-machine collaboration, kandydaci powinni rozwijać umiejętności pozwalające na efektywną pracę z zaawansowanymi technologiami.

Z kolei pracodawcy będą musieli:

• Aktywnie zarządzać lukami kompetencyjnymi i inwestować w przekwalifikowanie i podnoszenie kwalifikacji obecnych pracowników.

• Dopasować strategie zarządzania talentami oraz strategie wynagrodzeń do zmian. Konkurencja o talenty i potrzeba zatrzymania kluczowych pracowników mogą prowadzić do presji na wzrost wynagrodzeń.

• Integrować technologie w celu zwiększenia produktywności i transformacji procesów

Obie grupy muszą zwrócić uwagę na kompetencje przyszłości i uwzględnić je w swoich strategiach rekrutacji i rozwoju kariery.

Ewolucja umiejętności – najbardziej pożądane kompetencje

Dane raportu wskazują, że około 31 proc. podstawowych umiejętności pracowników w Polsce ulegnie zmianom w ciągu najbliższych 5 lat, a 17 proc. całkowicie zmieni obszar zawodowy. Jednocześnie około 42 proc. pracowników nie będzie musiało do 2030 znacząco inwestować w rozwój swoich kompetencji,

W raporcie wskazano kompetencje i umiejętności, które są obecnie najbardziej pożądane u pracowników w Polsce, oraz te, które najbardziej zyskają na znaczeniu w kolejnych pięciu latach.

TOP 5 umiejętności pracowników w 2025 r.:

1. Myślenie analityczne (77%)

2. Odporność i zdolności adaptacyjne (75%)

3. Przywództwo i wpływ (57%)

4. Myślenie kreatywne (57%)

5. Motywacja i samoświadomość (52%)

Top 5 umiejętności, w które warto inwestować:

1. AI i big data (100%)

2. Cyberbezpieczeństwo (71%)

3. Ciekawość i umiejętności uczenia się przez całe życie (70%)

4. Umiejętności technologiczne (64%)

5. Odporność i zdolności adaptacyjne (61%)

Możemy być również pewni, że w kolejnych latach pracodawcy będą przykładać jeszcze większą wagę do właściwego doboru liderów. To właśnie w ich rękach będzie trudna rola pozyskiwania i utrzymywania pracowników w firmie. To oni będą się mierzyć z niskim bezrobociem, rosnącymi kosztami pracy, wysoką konkurencją, międzypokoleniowymi zespołami, niedoborem talentów, odpowiedzią na dynamikę zmian technologicznych, gospodarczych i legislacyjnych. – podkreśla Ewelina – Glińska Kołodziej, Dyrektor Operacyjny agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Zawody zyskujące na znaczeniu

Postęp technologiczny zmienia na naszych oczach strukturę rynku pracy. Zawody związane z technologią są najszybciej rosnącymi zawodami pod względem procentowym. Na znaczeniu, zarówno w Polsce jak i na świecie zyskują:

• specjaliści ds. AI i uczenia maszynowego

• specjaliści ds. big data,

• inżynierowie fintech,

• data scientists

• oraz specjaliści digitalizacji i automatyzacji.

Poza branżą technologii zwiększać się będzie rola pracowników na tzw. pierwszej linii frontu, m.in. pracownicy:

• budowlani

• gospodarstwach rolnych,

• logistyki, w tym kurierzy,

• sprzedawcy oraz pracownicy przemysłu spożywczego.

W ciągu kolejnych pięciu lat oraz również w szerszej perspektywie czasowej na znaczeniu zyskają zawody związane z opieką, takie jak pielęgniarki/rze, opiekunowie osób starszych, pracownicy socjalni.

Zawody z mniejszą szansą na pracę

Rozwój nowych technologii, digitalizacja i przenoszenie kolejnych obszarów naszego życia do sfery online, wpływa z kolei na zanikanie takich zawodów, jak:

• pracownicy obsługi biletowej,

• asystenci administracyjni,

• telemarketerzy,

• przedstawiciele handlowi,

• pracownicy sprzedaży bezpośredniej,

• pracownicy kiosków czy uliczni sprzedawcy,

• pracownicy ewidencji materiałowej i magazynowej,

• urzędnicy pocztowi,

• kasjerzy bankowi,

• pracownicy wprowadzający dane.

Rozwój AI zredukuje też zatrudnienie w zawodach kreatywnych, takich jak np. graficy.

Wyzwania rynku pracy przyszłości dla polskich pracodawców

Raport „Przyszłość miejsc pracy 2025” wskazuje też pięć najważniejszych barier transformacji, które wpływają na rynek pracy w Polsce i wymagają na pracodawcach zmiany polityki kadrowej.

Są to:

• Brak osób z odpowiednimi kompetencjami na rynku pracy, co zgłasza aż 65 proc. firm w Polsce, i jest to nieco więcej niż średnia światowa czy europejska,

• Regulacje prawne niedopasowane do współczesnych wymagań, co wpływa na 42 proc. firm.

• Brak możliwości lub niezdolność przyciągnięcia talentów do pracy w branży. Problem ten jest w Polsce większy niż średnia europejska. Zgłasza go 40 proc. firm w Polsce i tylko 28 proc. firm w Europie.

• Opór wobec zmian w organizacji, która dotyka aż 40 proc. firm w Polsce

• Brak środków na inwestycje, z którym boryka się 27 proc. firm badanych w naszym kraju

Lata 2025-2030 będą na rynku pracy na pewno bardzo intensywne. Do tej dynamiki warto się przyzwyczaić, bo z perspektywy kandydatów gotowość do zmian i ciągłego kształcenia to wartość i sposób na pozyskanie satysfakcjonującego zatrudnienia. Z kolei dla pracodawców te zmiany to wyzwania związane z koniecznością zaplanowania strategii zatrudnienia i nierzadko przebudowy planu rozwoju kadr – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej.